Перед оптимизацией важно ответить на вопрос "зачем?" Вместо того, чтобы латать процесс, часто его можно исключить/заменить
Там, где возможно, желательно использовать отложенные проверки руководителями, когда сначала процесс протекает без контроля (делегирование и ответственность), а потом происходит проверка, корректировка (при необходимости) и фидбэк участникам процесса
На мой взгляд, один из самых показательных опросов о причинах неоптимальностей в процессах (источник):