Основные причины проблем

  1. Людям часто свойственно предполагать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, просто потому, что они известны им самим. Для предотвращения этого необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения — влияют как на ближайших коллег, так и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности информирования о своей деятельности руководителя не только с целью контроля, но и для координации процессов. Немаловажно поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.
  2. Неспособность руководителя скоординировать работу подчиненных, неумение управлять информацией и информационными потоками. Необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации.
  3. Переоценка важности коммуникаций. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом. Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей — сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации.
  4. Качество информации, ее достоверность. При передаче информации в той или иной степени всегда происходит ее искажение. Сначала на этапе трансформации мыслей в слова. Затем на этапе трансформации слов в мысли другого человека. Это обусловлено тем, что смысл каждого конкретного слова всегда определяется человеком исходя из его собственного жизненного опыта, знаний, особенностей личности. В результате даже при передаче одного единственного слова — неизбежно возникают искажения восприятия. Снизить это влияние можно путем обсуждения т. н. «контекста» беседы. При этом необходимо максимально точно договориться об используемых понятиях, и что именно каждый из участников взаимодействия понимает под тем или иным словом. В сложных ситуациях крайне желательно использование обратной связи. Например, в виде вопроса «Правильно ли я тебя понял?» Имеет смысл повторить услышанное от собеседника своими словами. На этом этапе часто может выявиться, что собеседник хотел сказать совсем другое

Последствия проблем в коммуникациях

  1. Нарушается координация деятельности организации, страдает планирование. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим
  2. Страдает имидж организации, что влияет на прибыльность и эффективность деятельности, а также и на устойчивость организации. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней компании. В случае, если с этой же компанией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию — как это будет выглядеть?
  3. Затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. В рез-те период адаптации растягивается на 3-9 мес. Не говоря о том, что при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника

Устранение проблем в коммуникациях

Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия:

— каналы связи должны быть точно определены и известны всем; — линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой; — компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной; — должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.

Одним из решений является использование системы внутренних коммуникаций (СВК). В. А. Мельман предлагает схему создания эффективной СВК из семи основных этапов [*]. Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение. Следующий этап — создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее — внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем — мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.

Инструменты повышения эффективности СВК делятся на 4 основных вида: информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка), аналитические (анкетирование), коммуникативные (тренинги, мероприятия) и организационные (совещания, выступления руководства). Большинство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использование инструментов каждой группы.

Созданию единого информационного пространства в компании и ускорению процесса адаптации новых сотрудников способствует использование «Корпоративной вики-системы». В ней собирается вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зарплаты и пр.

—

Коммуникация в организации - это не цель, а способ. Однако для многих зачастую это именно цель. Главное это вовремя осознать