Открытые вопросы
- Если работа идет по одинаковому шаблону договора, как часто требуется проверка контрагента?
Ведение договора (описание процесса)
Участники
Инициатор - руководитель, заинтересованный в заключении договора
Контрагент - организация, с которой заключается договор
ФИН - Финансовый департамент и Бухгалтерия
ЮР - Юридический департамент
CEO - Ген. директор
Спец - специалист Юридического департамента по документообороту.
Если Спеца в штате нет, то его роль выполняет Инициатор
Общие правила
- Инструкция применяется для всех юр. документов, кроме трудовых соглашений
- Обсуждение условий с контрагентом осуществляет Инициатор. При сложных разногласиях ЮР и ФИН проводят переговоры с юр. и фин. службами контрагента
Блок-схема
Порядок действий
- Инициатор выбирает Контрагента и отправляет в ЮР реквизиты Контрагента:
- для юр.лица — наименование, ИНН, ОГРН
- для ИП — ФИО, ИНН, ОГРНИП
- После получения первичного ОК от ЮР, Инициатор согласовывает с Контрагентом общие условия и отправляет в ЮР след. информацию:
- Контактные лица (e-mail)
- Проект договора
- Краткая цель договора
- Важные детали (например, Контрагент не принимает правок к документам и пр.)
- Спец фиксирует контакты в "Базе контрагентов" и в любом удобном инструменте (Адресная книга Outlook, Notion, Excel, 1С)
- Если договор с Контрагентом заключается впервые, Спец запрашивает у Контрагента сканы след. документов:
- Решение/Протокол о создании общества и назначении ген. директора
- Учредительный договор (если есть)
- Устав
- Свидетельство о гос. регистрации ООО или ИП
- Свидетельство о постановке на учет в ФНС
- Свидетельство УСН (если контрагент на Упрощенной Системе Налогообложения)
- Банковская карточка
- Доверенность на лицо, подписывающее договор
- Если деятельность подлежит лицензированию - лицензии и все приложения к ним, заверенные контрагентом
- Для договоров аренды - подтверждение права собственности на помещение (Свидетельство о праве собственности, Выписка из ЕГРН)
- Для субаренды - подтверждение полномочий на передачу помещения в пользование
- По мере получения документов Спец отправляет их юристу для проверки. Юрист сохраняет их в "Базе контрагентов"
- Если все ОК, то ЮР сразу отправляет договор в ФИН
- в иных случаях юрист оставляет комментарии и в зависимости от их серьезности либо сразу возвращает договор Инициатору на повторное согласование, либо передает в ФИН с пометками
- ФИН и БУХ выполняют проверку и:
- при наличии комментариев - ФИН указывает их и возвращает договор Инициатору
- если в Договоре есть пометки юриста - ФИН возвращает договор Инициатору
- если Договор укладывается в плановый бюджет Инициатора и затраты по нему не превышают 200 000 ₽/год, то ФИН уведомляет CEO и Спеца, и передает договор на подпись Фин. директору. В иных случаях - передает на подпись CEO
- CEO или Финансовый директор подписывают один или оба экземпляра договора